Happening now / Featured video


Thursday, November 13, 2014

Εκσυγχρονισμός των Δικαιολογητικών ή Κατάργησή τους;

Η κατάργηση της απαίτησης επικύρωσης για τα δικαιολογητικά που κατατίθενται στις διάφορες ιδιωτικές και δημόσιες υπηρεσίες («Κατάργηση της υποχρέωσης υποβολής πρωτοτύπων ή επικυρωμένων αντιγράφων εγγράφων») είναι, ασφαλώς, ένα βήμα προς τη σωστή κατεύθυνση του περιορισμού της γραφειοκρατίας.

Πολλά μπορούμε να πούμε για το μέτρο, θετικά και αρνητικά. Επιταχύνει, π.χ. και ρίχνει το κόστος σε πλήθος συναλλαγών. Στον αντίλογο, ο εκσυγχρονισμός της γραφειοκρατίας πάλι γραφειοκρατία είναι. Και μερικοί καρεκλοκένταυροι, αν δεν δουν εγκύκλιο, ζητάνε επικύρωση ακόμα...

Μαθαίνουμε, τώρα, για το πληροφοριακό σύστημα «Δειγματοληπτικός Έλεγχος Υποβληθέντων Φωτοαντιγράφων (Ν.4250/2014 / Άρθρο 1 / Παρ.2β)» που, ορθώς, θα εξετάζει δειγματοληπτικά 5% των εγγράφων για την εγκυρότητά τους. Δηλαδή τα έγγραφα θα εκδίδονται, θα κατατίθενται και θα ελέγχονται κιόλας, χάρη στο νέο αυτό σύστημα, άγνωστο με ποιο τρόπο (αν, πχ., μπορεί να γίνει η σύγκριση του αντιγράφου με το πρωτότυπο, γιατί δεν παίρνει η υπηρεσία κατευθείαν το πρωτότυπο, με απλή εξουσιοδότηση;). Ας σημειωθεί ότι η επικύρωση (ενίοτε και η φωτοαντιγραφή) συχνά γινόταν έτσι κι αλλιώς από τον παραλήπτη με ελάχιστη χρονική και οικονομική επιβάρυνση του συναλλασσόμενου, αλλά το μέτρο ατόνησε με την οικονομική κρίση, όταν χαρτί και μηχανήματα σε λειτουργία έγιναν είδη πολυτελείας.

Ανταλλάσσεται, λοιπόν, η επικύρωση με την ευκολία μεν της απλής φωτοαντιγραφής, αβεβαιότητα δε της γνησιότητας του αντιγράφου συν λίγη πληροφορική για να κοιμούνται οι αρμόδιοι πιο ήσυχοι το βράδυ. Μάλλον οι εμπνευστές του συστήματος δεν έχουν ακούσει για το Εθνικό Τυπογραφείο, ούτε για τη 'Διαύγεια', ούτε για την αποθήκευση ηλεκτρονικών εγγράφων στο 'σύννεφο', ούτε για τα ηλεκτρονικά κοινωνικά μέσα:
  • Το Εθνικό Τυπογραφείο αναρτά πλέον όλα τα ΦΕΚ και τα άλλα επίσημα έγγραφα (που μέχρι πρότινος μόνο τύπωνε) στο Διαδίκτυο με την ηλεκτρονική του υπογραφή 
  • Η 'Διαύγεια' είναι ο μηχανισμός ανάρτησης διοικητικών αποφάσεων και λοιπών δημοσίων εγγράφων στο Διαδίκτυο, που προωθεί σημαντικά την υπόθεση της διαφάνειας. Κάθε υπηρεσία, που εκδίδει δικαιολογητικά προς χρήση από άλλη υπηρεσία, διαθέτει ή μπορεί εύκολα να αποκτήσει την απαιτούμενη πρόσβαση σ' αυτόν. 
  • Η αποθήκευση ψηφιακών εγγράφων στο 'Σύννεφο', γνωστή και ως "cloud storage", είναι μια υπηρεσία διαδεδομένη σχεδόν όσο και τα πασίγνωστα στικάκια USB (ή memory sticks). Έγγραφα αποθηκεύονται στο Διαδίκτυο, προσβάσιμα απο παντού όπου υπάρχει πρόσβαση σ' αυτό. Πλήθος επιχειρήσεων προσφέρουν αυτή την υπηρεσία με μηδενικό κόστος εκκίνησης. Γνώριμα προϊόντα στο χώρο είναι το Dropbox, το Google Drive, το Microsoft One Drive, το Rackspace Jungle Disk κλπ. 
  • Τέλος, όπως κάποια απο τα συστήματα αποθήκευσης στο 'Σύννεφο', τα, επίσης πασίγνωστα, Κοινωνικά Δίκτυα, όπως το Facebook, το Google+ κά., έχουν αντιμετωπίσει ενδελεχώς και επιτυχώς το πρόβλημα ποιος βλέπει ποια ανάρτηση, δηλαδή αυτό των δικαιωμάτων πρόσβασης σε μια ανάρτηση που, αν και όχι δημόσια, χρειάζεται να μοιράζεται, να είναι διαθέσιμη σε έναν ή και περισσότερους δικαιούχους αποδέκτες. 

Ψηφιακό Αποθετήριο Δικαιολογητικών 

Όλα τα επιμέρους τεχνικά θέματα είναι λυμένα προ πολλού! Συνδυάζοντας τις ιδιότητες των παραπάνω συστημάτων, μπορούμε να δημιουργήσουμε το 'Αποθετήριο Δικαιολογητικών' (ΑΔ), όπου κάθε αρμόδιος δημόσιος & ιδιωτικός φορέας και φυσικό πρόσωπο θα αναρτά τα έγγραφα που εκδίδει, ηλεκτρονικά υπογεγραμμένα. Παρακάτω περιγράφεται ενδεικτικά ο μηχανισμός διαχείρισης των εγγράφων από τους εμπλεκόμενα νομικά ή φυσικά πρόσωπα,  τον εκδότη, τον δικαιούχο που αφορά και τους δικαιούχους να λαμβάνουν γνώση:
  • Ο Εκδότης του εγγράφου
    • Έκδοση και Ανάρτηση κατόπιν αιτήματος Δικαιούχου ή εξουσιοδοτημένου από αυτόν Τρίτου ή αυτεπαγγέλτως (πχ. Εκκαθαριστικό Σημείωμα εφορίας) 
    • Ακύρωση εγγράφου μετά την παρέλευση της διάρκειας εγκυρότητάς του 
    • Επικαιροποίησή του (υποχρεωτικά σε περίπτωση λήξης ισχύος, εφόσον έχει νόημα, πχ. Φορολογική ενημερότητα) 
    • Εξουσιοδότηση τρίτων για Ανάγνωση κατόπιν ρητής εξουσιοδότησης Δικαιούχου κατά την αίτηση έκδοσης 
  • Ο Δικαιούχος που αφορά το έγγραφο
    • Ανάγνωση (περιλαμβάνει επίσης εκτύπωση και αποστολή με ηλεκτρονικό ή άλλο τρόπο) 
    • Εξουσιοδότηση τρίτων για Ανάγνωση 
    • Διαγραφή 
    • Αίτηση επικαιροποίησης στον αρχικό Εκδότη 
  • Οι Δικαιούχοι να λάβουν γνώση του εγγράφου
    • Ανάγνωση, μόνο κατόπιν ρητής εξουσιοδότησης των Δικαιούχων 
Το ΑΔ μπορεί να είναι κεντρικό, κατανεμημένο (πχ. για έγγραφα ιδιαίτερης ευαισθησίας ή για φορείς που προτιμούν να διαχειρίζονται το αποθετήριό τους μόνοι τους) ή μεικτό. Στη δεύτερη και στην τρίτη περίπτωση, θα τηρείται κεντρικό Μητρώο ΑΔ, όπου θα φαίνεται ποιος τηρεί το ΑΔ κάθε φορέα, παρόλο που αυτό δεν θα έχει λειτουργική διαφορά για τους χρήστες. Σε κάθε περίπτωση, το σύστημα εισόδου των Εκδοτών, των Δικαιούχων και των Τρίτων θα είναι το ίδιο για όλα τα ΑΔ, με μέθοδο ανάλογη του open ID ή της εξουσιοδότησης OAuth συστημάτων όπως των Google, Facebook, Twitter κτλ.

Ενημέρωση 11/6/2015: Η Εθνική Πύλη Δημόσιας Διοίκησης Ermis παρέχει στους χρήστες της, εκτός από online πρόσβαση σε κάποια δικαιολογητικά, μια θυρίδα αποθήκευσής τους. Από εκεί, ο ενδιαφερόμενος μπορεί να τα αποστέλλει όπου χρειάζεται, ή να δίνει εξουσιοδότηση πρόσβασης σε συμβεβλημένους φορείς. Εύγε!

Υλοποίηση Έργων Πληροφορικής του Δημοσίου

Ως προς την υλοποίηση, σημειώνω θετικά ότι το παραπάνω έργο δειγματοληπτικού ελέγχου «αναπτύχθηκε με ίδια μέσα του υπουργείου» («Με application ο έλεγχος των μη επικυρωμένων αντιγράφων»). Γενικεύοντας, επισημαίνω ότι έργα πληροφορικής σαν αυτό (και του ευρύτερου δημόσιου τομέα) είναι ιδανικά για εργαστηριακές, πτυχιακές και μεταπτυχιακές εργασίες των φοιτητών των αρμοδίων σχολών των τριτοβάθμιων εκπαιδευτικών ιδρυμάτων μας και όχι αντικείμενο διαγωνισμών (εντός ή εκτός εισαγωγικών), διότι τα Α(Τ)ΕΙ:
  • Έχουν υψηλή κατάρτιση, διαθέτουν και αναλώνουν ήδη το διανοητικό κεφάλαιο. Όλοι οι φοιτητές παραδίδουν έτσι κι αλλιώς εργασίες υψηλής ποιότητας μεν, αμφιβόλου χρησιμότητας δε 
  • Έχουν τις δομές για να τεκμηριώνουν ορθά, να συντηρούν και να εκσυγχρονίζουν το προϊόν τους 
  • Χρειάζονται τη διασύνδεση με την αγορά 
  • Θα φτιάξουν ένα ενιαίο, λειτουργικό, βιώσιμο σύστημα με εξασφαλισμένη συνέχεια. Όποιος έχει εργαστεί, πχ., με το Taxis, έχει έρθει σε επαφή με το μωσαϊκό που απαρτίζει τα διάφορα υποσυστήματά του και το πόσο διαφορετικά λειτουργεί το καθένα από τα άλλα. Ομοίως με τους ανεπαρκέστατους ιστότοπους των δημοσίων φορέων που έγιναν με χρηματοδοτήσεις της ΕΕ για να απορροφήσουν τα κονδύλια και εγκαταλήφθηκαν όταν τα χρήματα τελείωσαν 
  • Θα αξιοποιήσουν την τεχνογνωσία για τη δημιουργία startups και spinoffs με σημαντικά αποτελέσματα στο κύρος και την αποτελεσματικότητά τους 
  • Θα κρατήσουν το κόστος ελεγχόμενο και στο ελάχιστο δυνατό
Μέχρι η δημόσια διοίκηση να αποκτήσει την ευφυΐα να συλλέγει τελείως μόνη της (με τις απαιτούμενες εξουσιοδοτήσεις) τα εκάστοτε αναγκαία (ας μην το αναλύσουμε εδώ) δικαιολογητικά, οι πολίτες και οι φορείς της χώρας μπορούν να είναι χρήστες ενός πληροφοριακού συστήματος που θα εξελίσσεται μαζί τους και θα τους απασχολεί όλο και λιγότερο με γραφειοκρατικά θέματα, ενώ θα εγγυάται την καθολική και όχι δειγματοληπτική εγκυρότητα του (ακόμα κι έτσι) γραφειοκρατικού προϊόντος.